Différence clé - Secrétaire vs Réceptionniste
Secrétaire et réceptionniste sont deux postes importants dans toute organisation entre lesquels certaines différences peuvent être soulignées. Ces deux postes ont des rôles, des fonctions et des devoirs différents contrairement à l'idée reçue selon laquelle il s'agit d'un seul et même emploi. Alors qu'une secrétaire est plutôt une assistante personnelle ou une assistante administrative, une réceptionniste est la première personne que l'on rencontre lorsqu'elle entre dans une organisation. Voyons la différence entre les fonctions de secrétaire et de réceptionniste.
Qui est secrétaire ?
Selon l'Oxford English Dictionary, un secrétaire est un fonctionnaire administratif d'une organisation qui est employé pour taper des lettres, tenir des registres, etc. Les fonctions d'un secrétaire varient en fonction de la taille d'une organisation. Alors que dans une petite entreprise, elle peut être amenée à exercer la double fonction de réceptionniste et de secrétaire, dans les grandes organisations, c'est elle qui organise l'emploi du temps de son patron, reçoit et répond à tous les courriers, commande les fournitures, prend des rendez-vous avec son patron, tape des lettres importantes, etc.
Une secrétaire doit avoir un diplôme d'études secondaires ou équivalent et doit avoir des compétences en dactylographie rapide. De nombreuses entreprises préfèrent embaucher des personnes ayant un certificat supplémentaire de compétences de niveau secrétariat. Passons maintenant à la compréhension des rôles d'une réceptionniste pour avoir une idée claire de la différence entre les deux.
Qui est réceptionniste ?
Un réceptionniste est normalement tenu d'accueillir les personnes à la réception et de les diriger vers différents services en fonction de leurs besoins. Elle est également la personne qui doit s'occuper des appels entrants et répondre aux requêtes et aussi écouter les plaintes. Les personnes désireuses de rencontrer une personne importante dans l'organisation doivent rencontrer cette personne pour obtenir la date et l'heure de la réunion.
Lorsque vous appelez n'importe quelle entreprise, la voix que vous entendez normalement est celle de la réceptionniste. Un réceptionniste doit s'occuper de tous les visiteurs et doit avoir une personnalité agréable, une attitude aidante et une voix douce pour les impressionner. Elle doit avoir une étiquette téléphonique afin qu'elle réponde à toutes les questions d'affaires avec la plus grande efficacité et transforme les questions occasionnelles en vrais clients.
Il est donc clair qu'il existe des différences majeures dans les rôles, les responsabilités et les fonctions d'une secrétaire et d'une réceptionniste.
Quelle est la différence entre secrétaire et réceptionniste ?
Définitions de Secrétaire et Réceptionniste:
Secrétaire: fonctionnaire administratif d'une organisation qui est employé pour taper des lettres, tenir des registres, etc.
Réceptionniste: une personne qui accueille et s'occupe des visiteurs d'un bureau.
Caractéristiques de la secrétaire et de la réceptionniste:
Tâches:
Secrétaire: une secrétaire organise l'emploi du temps de son patron, reçoit et répond à tous les courriers, commande des fournitures, fixe des rendez-vous avec son patron, tape des lettres importantes, etc.
Réceptionniste: une réceptionniste accueille les personnes à la réception et les dirige vers différents services en fonction de leurs besoins. Elle doit également s'occuper des appels entrants et répondre aux requêtes et aussi écouter les plaintes.
Exigences:
Secrétaire: Un certificat de compétences en secrétariat est nécessaire.
Réceptionniste: aucune compétence spécifique n'est requise; cependant, l'individu doit avoir une personnalité agréable, une attitude aidante et une voix douce. Elle doit également être efficace dans son travail.
